Когда вы делегируете отдельные задачи, функции или целые проекты, вы ожидаете выгоды для бизнеса и для себя: освободить время, заняться более масштабным, уменьшить затраты, получить лучшее качество – такие мысли первыми возникают в голове.
Непрерывный анализ обратной связи от наших клиентов дает возможности нам выполнять поручения сегодня лучше, чем вчера. В этой статье мы поделимся наработками в области контроля.
Активное делегирование начинается с передачи исполнителю задачу через техническое задание. Далее вы проверяете, что специалист говорит с вами на одном языке и понял задачу. И вот работа закипела.
Ниже 5 аспектов грамотного контроля:
1. Сроки выполнения.
Сроки входят в базовую капсулу вашего технического задания для исполнителя. Это структурирует и оптимизирует алгоритм специалиста.
Если необходимо организовать трансфер из аэропорта до места отдыха, всегда есть четкая привязка к дате и времени. Аналогично, когда вы передаете организацию и проведение бизнес-мероприятия.
Задачи, связанные с рутинной частью стратегии, когда отсутствуют внешние дедлайны, труднее привязать к срокам. Например, удаленный поиск персонала, особенно высококвалифицированных специалистов: IT специалистов, юристов в сфере патентного права, маркетологов, руководителей – то, что не делается за 1 час или за 1 день.
По таким задачам согласуйте сроки. Длинные задачи разбейте на этапы и установите срок для каждого этапа. Проверяйте, чтобы задачи были выполнены в оговоренные сроки.
2. Прогресс.
Контроль прогресса означает отслеживание текущего состояния выполнения задачи и его соответствия плану. После согласования сроков, после разделения объемных задач на отдельные этапы, у вас и у специалиста есть четкое понимание. Важно не только знать, что задача была начата и завершена, но и понимать, как идет ее выполнение на промежуточных этапах. Это подходит для задач, растянутых во времени. Вы страхуетесь от забывчивости исполнителя, его неумения распределять поручения во времени.
При работе с помощниками и специалистами удаленно, следите за прогрессом выполнения задачи и ее текущим статусом.
3. Соблюдение инструкций.
Контроль инструкций при делегировании задач заключается в том, чтобы убедиться, что исполнитель правильно понял и следует предоставленным инструкциям или требованиям. К инструкциям относятся указания или руководство, которое помогает людям выполнить делегированное действие или задачу, дает понимание об особенностях способа выполнения задачи и инструментов для ее выполнения. Инструкции обязательны для ассистентов и специалистов, если вы их обозначили.
Контроль инструкций легко совмещать вместе с контролем прогресса. Он обеспечивает эффективное выполнение задачи с минимальным количеством ошибок и издержек недопонимания.
Проверьте, что задача выполнена в соответствии с предоставленными указаниями и требованиями.
4. Качество выполнения.
Контроль качества выполнения задачи - это оценка того, на каком уровне исполнитель выполнил задачу с точки зрения ее соответствия техническому заданию, вашим ожиданиям и принятым стандартам в конкретной области. Если специалист разрабатывал или заполнял документы, проверьте, что форма соответствовала необходимым требованиям.
Обе стороны заинтересованы в том, чтобы по итогу проверки качества, у вас осталось приятное состояние внутреннему удовлетворения. Поэтому мы разработали внутренние стандарты качества: новые сотрудники проходят обязательное обучение (На днях мы запустили тестовую версию обучения стандартам в приложении), в свою очередь, внутренний отдел контроля постоянно проверяет, чтобы все специалисты соблюдали стандарты.
5. Затраты времени и ресурсов.
Контроль по этим параметрам на выполнение задачи расскажет об эффективности ваших инвестиций. Сколько чего вложили, сколько чего получили. Оцените, сколько денег, времени и внимания вы потратили на то, чтобы делегировать задачу и довести ее до желаемого результата.
Были ли вы вовлечены в выполнение тогда, когда ваше участие не требовалось? Проявлял ли ассистент инициативу? Приходил ли к вам с вариантами решения в случае непредвиденных поворотов сюжета?
Если по итогу вы уже были не рады, что делегировали, где-то произошел сбой. Сделайте супервизию, чтобы следующий опыт делегирования вас порадовал больше. В начале работы со специалистом обмен информацией, вопросами и уточнениями бывает более активный. Это этап договоренностей о понятиях, что есть что.
Если вы мечтаете, чтобы исполнитель понимал вас с полуслова, то это вполне достижимая цель при долгосрочной работе.
Когда вы делегируете, контроль позволяет получить преимущество и вам, и исполнителю. Исполнитель может лучше выполнить задачу, а заказчик получить лучшее качество при меньших вложениях.
При регулярной работе издержки снижаются, а барьеры недопонимания тают. Ваши идеи быстрее реализуются руками профессиональных помощников, а ваше конкурентное преимущество растет.
Наша команда накопила ценнейший опыт работы с разными задачами.
Наши специалисты готовы помочь вам выйти на новый уровень делегирования.
