Чек-лист правильного делегирования
Для того, чтобы передать часть операционных задач своим сотрудникам или специалистам по найму и не упустить ни одного важного момента, задайте себе вопросы, ответы на которые позволят заранее разработать варианты решения возможных сложностей, если что-то пойдет не так, как было задумано:
- Какие задачи я хочу делегировать?
Например, вы самостоятельно занимаетесь расчетом заработной платы для своих сотрудников и это отнимает у вас большое количество времени, и теперь вы хотите делегировать процесс выполнения этой задачи своему сотруднику или помощнику на аутсорсе.
- Что я делаю вместо того, чтобы передать эту работу?
Ответом на этот вопрос будет: «все расчеты веду самостоятельно».
- Что останавливает меня от делегирования этой задачи?
Здесь нужно проработать свои опасения и страхи. Например: «Сотрудник не обладает достаточными навыками и я потрачу больше времени на его обучение» или «нет никого, кому бы я мог поручить это задание, с этим справлюсь только я сам».
- Какие самые негативные последствия могут произойти, если ваши опасения оправдаются?
Обдумайте все возможные варианты событий, что произойдет, если ваш помощник сделает неверные расчеты. Представьте, как вы и дальше продолжаете вести все дела самостоятельно и наступает синдром выгорания, как профессионального, так и эмоционального. Будет ли от этого напрямую зависеть прогресс всеобщей работы компании? Безусловно.
- Что я могу сделать, чтобы предотвратить негативные последствия?
Если продолжить разбор с примером о бухгалтерии с начислении зарплаты, то вы можете предпринять несколько действий:
- отдать задачу на аутсорс в проверенную компанию;
- качественно обучить сотрудника, однажды потратив на это время;
- разработать систему мотивации, которая будет стимулировать помощника выполнять все корректно и своевременно.
Вариантов может быть много и все будет зависеть от конкретной ситуации, срочности и объема поручения.
Как начать делегировать и сделать это правильно?
- Передача дел — постепенный процесс. Прежде, чем приступить к глобальному делегированию, убедитесь, что ваш помощник справляется с мелкими поручениями на отлично. Наберитесь терпения, возможно, на это потребуется чуть больше времени, чем вам бы хотелось, но это время затем высвободится у вас для решения более глобальных задач.
- Займитесь формированием новой структуры ваших помощников и заместителей по каждому делегированному направлению в компании.
- Вместе с новым кругом обязанностей, передайте сотруднику полномочия на их решение. Он должен понимать, что может получить от вас совет, но не постоянное планирование каждого шага и поэтапный процесс решения задачи.
- Не занимайтесь микро-делегированием с необходимостью контролировать каждый процесс. Таким образом вы не освободите свое время и будете заняты постоянным контролем даже небольших задач, а у ваших сотрудников разовьется чувство беспомощности.
- Делите ответственность. Ваш помощник должен четко понимать, какие действия он должен согласовать с вами, а какие задачи может решить самостоятельно.
- И последнее, немаловажное, учитесь четко и понятно ставить задачи: поймите, что вы хотите увидеть в итоге, в каком формате, какие сроки и будут ли отчетные периоды.
Если вы не хотите разбираться в деталях тонкостях делегирования, но у вас уже сейчас накопилось большое количество операционных задач, отнимающих время, мы можем предложить вам решение — сервис удаленных помощников Делегатор24.
Делегирование - наш профиль, мы решаем задачи любой сложности от личных поручений до комплексных бизнес-задач по самым востребованным направлениям у предпринимателей.
Делегируйте три тестовых задания уже сейчас всего за 2990 рублей!
