Делегируем задачи правильно: чек-лист эффективной передачи дел и полномочий

О том, что значит «делегировать», какие преимущества есть у этого метода управления делами мы писали неоднократно, и в нашем блоге можно прочитать статьи на эту тему по тегу «делегирование».

Сегодня мы подготовили для вас по-настоящему ценный материал — чек-лист по правильной передаче и приему дел компетентным специалистам, который поможет вам держать все процессы под контролем, освобождая при этом свое время.

Чек-лист правильного делегирования

Для того, чтобы передать часть операционных задач своим сотрудникам или специалистам по найму  и не упустить ни одного важного момента, задайте себе вопросы, ответы на которые позволят заранее разработать варианты решения возможных сложностей, если что-то пойдет не так, как было задумано:

• Какие задачи я хочу делегировать?

Например, вы самостоятельно занимаетесь расчетом заработной платы для своих сотрудников и это отнимает у вас большое количество времени, и теперь вы хотите делегировать процесс выполнения этой задачи своему сотруднику или помощнику на аутсорсе.

• Что я делаю вместо того, чтобы передать эту работу?

Ответом на этот вопрос будет: «все расчеты веду самостоятельно».

• Что останавливает меня от делегирования этой задачи?

Здесь нужно проработать свои опасения и страхи. Например: «Сотрудник не обладает достаточными навыками и я потрачу больше времени на его обучение» или «нет никого, кому бы я мог поручить это задание, с этим справлюсь только я сам».

• Какие самые негативные последствия могут произойти, если ваши опасения оправдаются?

Обдумайте все возможные варианты событий, что произойдет, если ваш помощник сделает неверные расчеты. Представьте, как вы и дальше продолжаете вести все дела самостоятельно и наступает синдром выгорания, как профессионального, так и эмоционального. Будет ли от этого напрямую зависеть прогресс всеобщей работы компании? Безусловно.

• Что я могу сделать, чтобы предотвратить негативные последствия?

Если продолжить разбор с примером о бухгалтерии с начислении зарплаты, то вы можете предпринять несколько действий:

• отдать задачу на аутсорс в проверенную компанию;
• качественно обучить сотрудника, однажды потратив на это время;
• разработать систему мотивации, которая будет стимулировать помощника выполнять все корректно и своевременно.

Вариантов может быть много и все будет зависеть от конкретной ситуации, срочности и объема поручения.

Как начать делегировать и сделать это правильно?

• Передача дел — постепенный процесс. Прежде, чем приступить к глобальному делегированию, убедитесь, что ваш помощник справляется с мелкими поручениями на отлично. Наберитесь терпения, возможно, на это потребуется чуть больше времени, чем вам бы хотелось, но это время затем высвободится у вас для решения более глобальных задач.
• Займитесь формированием новой структуры ваших помощников и заместителей по каждому делегированному направлению в компании.
• Вместе с новым кругом обязанностей, передайте сотруднику полномочия на их решение. Он должен понимать, что может получить от вас совет, но не постоянное планирование каждого шага и  поэтапный процесс решения задачи.
• Не занимайтесь микро-делегированием с необходимостью контролировать каждый процесс. Таким образом вы не освободите свое время и будете заняты постоянным контролем даже небольших задач, а у ваших сотрудников разовьется чувство беспомощности.
• Делите ответственность. Ваш помощник должен четко понимать, какие действия он должен согласовать с вами, а какие задачи может решить самостоятельно.
• И последнее, немаловажное, учитесь четко и понятно ставить задачи: поймите, что вы хотите увидеть в итоге, в каком формате, какие сроки и будут ли отчетные периоды.

Если вы не хотите разбираться в деталях тонкостях делегирования, но у вас уже сейчас накопилось большое количество операционных задач, отнимающих время, мы можем предложить вам решение — сервис удаленных помощников Делегатор24.

Делегирование — наш профиль, мы решаем задачи любой сложности от личных поручений до комплексных бизнес-задач по самым востребованным направлениям у предпринимателей.

Делегируйте три тестовых задания уже сейчас всего за 2990 рублей!