Как организовать удаленную работу: актуальные советы для вашего бизнеса

Как организовать удаленную работу: актуальные советы для вашего бизнеса

 

Каждый раз, когда человечество сталкивается с очередным финансовым кризисом, толпы коучей и инфобизнесменов рассказывают о том, что кризис — новые возможности, прекрасное время для осознания ценности своего бизнеса, пересмотра рабочих процессов и много других умных слов. При этом мало кто дает реальные рекомендации, которые будут отвечать на вопрос — «как действительно эффективно работать на удаленке?».

Мы, как и все вы оказались в не самом простом положении и, однозначно, после кризиса 2020 мир не будет прежним. Да, придется привыкать к новым условиям жизни после COVID-19. Но наша компания оказалась в выгодном положении по сравнению с другими организациями, ведь мы — изначально удаленные ассистенты и никогда не работали из офиса.

Эту статью мы посвятили практическим советам по организации удаленной работы вашей компании.

С чего начать?

Удаленная работа во время карантина реальная возможность снизить темпы распространения вируса, а также личная безопасность каждого человека. Но удаленная работа хороша не только в кризисное время, ведь она обладает рядом преимуществ, как для работодателя, так и для его сотрудников.

Преимущества «удаленки» для бизнеса:

  • не нужно тратить деньги на оборудование рабочего места сотрудника;
  • снижаются расходы на аренду помещения;
  • текучесть кадров ниже, потому что на этапе отбора минимизированы основные факторы, способствующие увольнению (человек четко знает сколько и за какой вид работы он получает, не тратит время на дорогу до офиса и обратно и реально оценивает другие преимущества удаленной работы);
  • более продуктивная работа удаленка помогает выявить слабые стороны офисной работы за счет того, что видна продуктивность каждого, а «просиживание штанов» за оклад с 9 до 18 не в интересах самих работников.

Преимущества удаленной работы для сотрудников:

  • удаленная работа помогает сохранять более плавный баланс между работой и личной жизнью;
  • сокращение расходов на офисную одежду, 
  • более правильное питание;
  • не нужно тратить время на проезд до офиса и обратно (что очень важно для мегаполисов);
  • сотрудники из регионов имеют возможность зарабатывать московскую зарплату, не покидая дом;
  • удаленная работа минимизирует отвлекающие факторы, на которые уходит много времени.

Как организовать удаленную работу

Итак, перевод и организация удаленной работы сотрудников.

Наши советы подойдут для компаний офисного типа, когда для коммуникаций с коллегами и партнерами используется живое общение и электронная почта.

  • Первое, что вам потребуется — выбрать программу для отслеживания работы сотрудников и постановки задач.

В своей работе мы используем ПланФикс. Это платформа для управления предприятием без сложных процессов программирования. Здесь можно ставить задачи сотрудникам, контролировать ход их выполнения, общаться с клиентами, осуществлять финансовое планирование, отслеживать заявки, вести базу учета клиентов и все это без помощи программиста. Если вы обладаете навыками работы с офисными программами, то с легкостью справитесь и с ПланФикс. 

  • Следующий шаг — выбор корпоративного мессенджера.

Для работы в Delegator24 мы выбрали основным способом общения Viber он бесплатен, есть возможность создавать неограниченное количество чатов для сотрудников, выполняет основные функции и в голосовании за самый удобный мессенджер, занял первое место среди наших сотрудников. Сейчас каждый новый член команды получает две ссылки на вступление в основные чаты компании рабочий чат по задачам и чат-«болталка», где мы общаемся на отвлеченные темы и поздравляем друг друга с праздниками.

Еще один мессенджер, которым пользуются наши сотрудники Slack. Он лежал у истоков всех ныне существующих способов корпоративного общения. Создан он был с целью освободить время от длительных почтовых переписок, которые существенно увеличивали время решения рабочих вопросов. Несмотря на небольшое количество минусов (отсутствие русского интерфейса, платная полная версия, невозможность использования собственного хостинга), Slack мессенджер до сих пор остается одним из самых популярных и полезных инструментов для корпоративного общения, подходящий как небольшим, так и крупным компаниям.

  • Сервис для совещаний.

Если корпоративного мессенджера недостаточно и вам нужны еженедельные созвоны, найдите доступный сервис для видеоконференций. Это может быть привычный Skype, если количество одновременно присутствующих сотрудников в созвоне не превышает 20 человек. Компаниям с большей численностью подойдет Zoom видеоконференцсвязь предприятия с обменом сообщениями и передачей контента в режиме реального времени. Большой функционал, простота использования и возможность находиться в одной конференции до 1000 пользователей

  • Обеспечьте сотрудников необходимым для работы.

Придется потратиться на гарнитуру для связи (наушники и микрофон), обеспечить доступ к интернет-телефонии, если того требует работа (например, если 90% рабочего времени сотрудник проводит в телефонных переговорах с клиентами — хорошее качество связи в звонках уже половина успеха). 

  • Облачные сервисы для хранения файлов.

Все файлы должны храниться в корпоративном облаке. Хорошо себя показывают в удаленной работе сервисы Google. Ккаждому файлу можно задать настройки доступа, что не дает потерять важные документы или наоборот, ограничивает возможность редактирования информации. 

  • Кадровые вопросы.

Здесь их несколько:

  • Определить круг сотрудников, которые перейдут на удаленную работу.
  • Документально оформить работников, если подразумевается не временный, а постоянный перевод, например, написать приказы об удаленной работе сотрудников.
  • Выдать одинаковые доступы во все системы, чтобы не тратить на это ценное время.

 

Конечно, невозможно в одной статье подробно рассказать все шаги, которые потребуются для перехода компании на удаленную работу и дальнейшего контроля ее эффективности. Если данный вопрос стоит остро — обратитесь в сервис удаленных ассистентов Delegator24. Мы поделимся своим опытом «удаленки» и поможем плавно перевести важные процессы в режим онлайн без отрыва от производства.

Похожие статьи
Комментарии к статье

Нажимая кнопку “Отправить”,
Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
и даете согласие на обработку ваших персональных данных

Отправить
Уважаемый соискатель. Эта форма заявки для клиентов сервиса. Если вы хотите работать в Delegator24, отправьте резюме на почту hr@delegator24.ru Будем рады видеть Вас в нашей команде! Группа сотрудников D24 Вконтакте