Как проверить работу бухгалтера?

Как проверить работу бухгалтера?

 

Бухгалтер – одна из ключевых фигур в любой компании, его некомпетентность или злой умысел могут обойтись очень дорого. Поэтому любой руководитель должен знать, как проверить работу бухгалтера в его компании.

Но можно ли делать это самостоятельно – особенно, если вы не разбираетесь в финансах? Мы готовы дать семь простых советов, которые помогут следить за общим состоянием дел в бухгалтерии.

Совет 1: проверяйте расчёты с контрагентами

Отслеживая расчёты с контрагентами, вы будете уверены, что:

  • Бухгалтер аккуратно регистрирует все оплаты, приходы и расходы;
  • Учитывает сделанные расчёты в хозяйственных операциях;
  • Корректно оформляет документы по поступлению товаров, приёмке и оказанию работ и услуг.

Задолженность контрагентов перед организацией рекомендуется проверять раз в месяц, формируя соответствующий отчёт в «1С: Бухгалтерия». Если отчёт выглядит корректно, выберите 3-5 отдельных сделок и внимательно проверьте по ним все документы: накладные, счёт-фактуры.

Как проверить работу бухгалтера? Совет 2 - следите за расчётным счётом

Учитывайте также следующие моменты:

«1С: Бухгалтерия» умеет проверять контрагентов по данным с портала налоговой инспекции. Программа автоматически подсветит фирму, которая не числится в реестре ФНС – или числится с ошибками – красным цветом, все расчёты с этим контрагентом нужно будет проверить особенно внимательно;

Особое внимание уделяйте старым долгам: задолженности, по которой за отчётный период не было движения. Чем дольше существует долг, тем сложнее будет его истребовать. И обязательно проверьте, есть ли этот долг на самом деле: возможно, всё давно уплачено, но документы не были проведены.

При обнаружении любых ошибок и недочётов незамедлительно начинайте детальную проверку бухгалтерии.

Совет 2: следите за расчётным счётом

Главное – это быть уверенным в отсутствии «несанкционированных» платежей. Не передавайте бухгалтеру ключ первой подписи, даже если это сильно сэкономит ваше время: контролируйте каждый платёж. Для подготовки платежа можно передать бухгалтеру «технический ключ» — тогда у сотрудника будет возможность подготовить платёжку в онлайн-банке. Но без подписи директора этот платёж никуда не уйдет.

В конце отчётного периода проверьте остаток по расчётному счёту – должны сходиться все ключевые показатели, которые будут отправлены налоговой и другим контролирующим органам. Уточните у бухгалтера назначение всех сомнительных платежей и, что ещё более важно, происхождение непонятных поступлений на счёт.

Бывали такие случаи, что бухгалтер, принимая безналичные деньги от другой организации, обналичивал их в банке и, оставив себе определённый процент, возвращал обратно владельцу. Это «обнал» в чистом виде, серьёзное преступление – и доказать, что руководитель был не в курсе, может быть сложно.

Совет 3: проверяйте кассу

«Проверка кассовой дисциплины» — одна из самых частых проверок от налоговой. Следите за тем, чтобы в кассе не было «минуса»: штраф за такое нарушение – от 40 000 рублей. При этом образуется недостаток средств достаточно легко. Простой пример: контрагент не заплатил вовремя, возник «кассовый разрыв», и владелец внёс на счёт компании собственные средства. Бухгалтер их оприходовал, но не оформил договор займа – это ошибка, которая повлечёт за собой серьёзные последствия.

Дело в том, что для возврата такого долга нельзя использовать наличные из кассы, только средства с расчётного счёта компании. И этот платёж должен быть оформлен как «целевой платёж на погашение займа по договору»: нет договора – нет оснований для платежа, есть вопросы от налоговой.

Другой объект внимания: при выдаче денег «под отчёт» обязательно составляются авансовые отчёты, по которым потом будут предоставлены чеки. Эти чеки тоже необходимо проверять, иначе можно платить, например, за бензин для личного автомобиля главбуха и т. д.

Совет 4: следите за складом

Оборотами пусть занимается бухгалтер, а вам нужно следить за остатками по материалам и товарам. Если появляются «отрицательные остатки», это повод для полного аудита действий бухгалтера – возможно, он некомпетентен или недобросовестен.

Простые примеры:

Товары списываются некорректно. Чтобы отчётность «сложилась», бухгалтер проводит не весь приход или не весь расход. В результате на конец периода возникают остатки товара, которые не обеспечены наличием товара на складе – будут проблемы при любой проверке;

Материалы не списываются. Документы от поставщика в бухгалтерию переданы, но накладную, позволяющую отнести покупку в расходы и снизить налогооблагаемую прибыль, бухгалтер не провёл.

Совет 5: проверяйте налоговые расчёты

Если возникает задолженность по налогам – или, напротив, переплата – это всегда проблемная для бухгалтерии ситуация. И недобросовестный (либо некомпетентный) бухгалтер, не желая с ней разбираться, будет считать налоги текущего периода без учёта истории платежей. В итоге расхождение накапливается и накапливается, а потом фирма получает требование из ФНС.

Мы рекомендуем в конце каждого отчётного периода проверять в оборотно-сальдовой ведомости сальдо – оно должно совпадать с платёжкой. Также необходимо сверять суммы в налоговых требованиях с каждой платёжкой, передаваемой в банк: если они расходятся, пора внимательно проверять работу бухгалтерии. Кроме того, рекомендуем запросить в налоговой сверку по задолженности и сверить указанные в ней данные с данными собственного учёта.

Совет 6: пользуйтесь экспресс-проверкой на соблюдение законодательных норм в «1С: Бухгалтерия»

Для полной проверки работы бухгалтера на соблюдение законодательных норм нужен опытный юрист, но наиболее грубые ошибки умеет обнаруживать сама программа «1С: Бухгалтерия». Она контролирует наличие отрицательных остатков по кассе и счетам, нарушения лимитов по расчётам, хронологическую последовательность поступления расходных и приходных кассовых ордеров и т. д.

Как проверить работу бухгалтера? Совет 5 - проверяйте налоговые расчёты

Совет 7: проверяйте ожидания по налогам

В конце каждого периода посчитайте приблизительную сумму налогов, которую должна уплатить компания – для этого достаточно иметь общую отчётность вида «приход-расход». Сопоставьте эту сумму с результатами бухгалтерских расчётов, если различие будет значительным – попросите объяснить, в чём дело. Если после объяснений от бухгалтера остались вопросы, заказывайте аудит.

Почему нужно время от времени заказывать аудит бухгалтерии у экспертов даже если всё вроде бы в порядке?

Потому что – если вы сами не специализируетесь на ведении бухгалтерской отчётности – многие проблемы можно просто пропустить. Даже если вы самостоятельно ведёте свой, отдельный от общей бухгалтерии, учёт и лично подписываете в клиент-банке организации каждый платёж, реальная ситуация в финансовом отделе может серьёзно отличаться от той, которую вы видите.

Дело в том, что бухгалтер не только ведёт документооборот по сделкам – он ещё и рассчитывает зарплаты, налоги, а также выполняет другие функции. Может оказаться так, что, при внешнем благополучии, в расчётах есть ошибки, налоги платятся не на те реквизиты, отчётность сдаётся некорректно и т. д. Кроме того, если допустить, что присутствует преступный умысел: опытный бухгалтер может утаить достаточно крупные суммы, а выявить такое хищение сможет только не менее опытный проверяющий.

Для предотвращения всех этих проблем и рекомендуется время от времени заказывать профессиональный, экспертный аудит. И, если такая проверка выявила в компании большое количество проблем, настоятельно советуем сменить бухгалтера – или просто отдать бухгалтерию на аутсорс.

Делегирование бухгалтерских услуг – это вообще лучший вариант, если вы не хотите тратить на контроль бухгалтеров собственные силы и время, но хотите быть уверены в том, что в отчётности не будет никаких ошибок.

Похожие статьи
Комментарии к статье

Нажимая кнопку “Отправить”,
Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
и даете согласие на обработку ваших персональных данных

Отправить
Уважаемый соискатель. Эта форма заявки для клиентов сервиса. Если вы хотите работать в Delegator24, отправьте резюме на почту hr@delegator24.ru Будем рады видеть Вас в нашей команде! Группа сотрудников D24 Вконтакте