Идеальный отчет удаленного ассистента

Делегирование задач, безусловно, увеличивает продуктивность рабочего дня и повышает эффективность трудового времени руководителя. Для того, чтобы процесс передачи задач на аутсорс приносил пользу и выполнял свою основную функцию — экономию времени — нужно не только найти того самого идеального удаленного сотрудника, но и создать отлаженную систему сдачи отчетов, получения результатов в удобной форме и виде.

Для того, чтобы отчет получился эффективным, в первую очередь, нужно понять, каким образом поставить задачу.

Итак, как же правильно делегировать выполнение задания?

• обдумайте и сформулируйте задачу;
• обозначьте сроки выполнения: промежуточные и итоговые — например, сдача промежуточного отчета через 2-3 часа после получения задания;
• укажите в каком формате вам удобно получить  отчет — это может быть презентация в pdf, Google-таблица или обычный файл в Word.

Эффективные отчеты — не дополнительная нагрузка на руководителя, а необходимая помощь специалиста. Отчет позволит вам мотивировать удаленного ассистента на ежедневный измеримый прогресс. Контроль работы позволит решить задачу своевременно, а выявленные проблемы в ходе решения задачи помогут усовершенствовать проект.

Без предоставленного промежуточного отчета сложно сориентироваться в ходе решения задачи. Не всегда понятно, двигаетесь ли вы в правильном направлении, или применяемые процессы в корне не верны. 

Если вы начали сотрудничество с новым удаленным специалистом, то в первый месяц постройте работу таким образом, чтоб ассистент знал, что от него требуется ежедневная отчетность, отвечающая на вопросы:

• что удалось выполнить сегодня;
• хватает ли данных для выполнения задачи;
• есть ли предложения по улучшению работы.

Как выглядит неправильный отчет:

• составлен в произвольной, выбранной самим ассистентом форме;
• из отчета непонятен объем выполненной работы;
• невозможно оценить качество проделанной работы;
• отчет составлен таким образом, что на его изучение тратится много времени;
• нецелесообразное деление одного отчета на несколько мелких.

За время существования компании удаленных специалистов Делегатор24, мы разработали налаженную систему предоставления отчетов, позволяя отследить в любое время в любой точке мира выполнение поставленной задачи. Учитывая потребности каждого клиента, мы предлагаем на ваш выбор несколько вариантов форм сотрудничества. Схема взаимодействия строится следующим образом:

• поступление задачи от клиента курирующему его сотруднику;
• внутренняя работа в бизнес-пространстве Планфикс;
• поиск ассистента, который по профессиональным характеристикам способен исполнить задачу на надлежащем уровне;
• предоставление клиенту промежуточного результата;
• финальный отчет и получение обратной связи от клиента;
• завершение выполнения задачи и оценка работы сотрудника.

Для постановки задач и коммуникаций с сотрудниками обычно мы используем:

• Viber, Whatsapp — создаются групповые или индивидуальные чаты для быстрого реагирования и решения актуальных вопросов.
• Skype — для руководителей, которым важно видеть личного ассистента и решать возникающие вопросы посредством онлайн-общения.

Ассистенты компании Делегатор24 помогут решить широкий спектр вопросов: от оперативного поиска необходимой информации до глубокого анализа бизнес-процессов.

Связь с клиентом в любое удобное для него время — девиз компании Делегатор24. Наши сотрудники работают во всех мессенджерах и знают, как должен выглядеть идеальный отчет, цель которого — экономия времени клиента.