Управление временем: сбрасываем лишнее и включаем голову

Управление временем: сбрасываем лишнее и включаем голову

 

У кого бывало так, что планировали одно, а по факту все пошло не по плану?

Интересно, есть вообще такие люди, у которых все идет по плану?

Планирование времени работы — вещь сложная и этому нужно упорно учится, прокачивая навык «сказал — сделал». Наверняка, вы уже слышали про систему планирования временем  — тайм-менеджмент. Цель этой полезной статьи — научить вас распоряжаться временем эффективно и грамотно.

Подготовка: гуру планирования рекомендуют начинать утро с листка бумаги и карандаша. Продуктивнее всего подготовить список будущих дел  и задач на ближайшие сутки. Многие используют для этого функционала электронные приложения — планировщик задач для андроида или айфона.

Как же эффективно прожить рабочий день, выполняя задачи с космической скоростью? Для этого выполняем поочередно все пункты, описанные далее.

Сбрасываем лишнее

  1. Вставляем в план резервы времени

Вам нужно предусматривать то, что может пойти не так и быть к этому готовым. Поэтому, планируя завтрашний день, вам нужно встроить в свой план, как минимум, 2 запасных блока по 1-1,5 часа каждый. Если вы, по каким-то причинам, не укладываетесь во время, заложенное на выполнение задачи, то  у вас есть резервный час или полтора в первой половине дня и столько же во второй. Это позволит придерживаться рабочего плана и не сорвать дедлайн. Что такое дедлайн простыми словами? Определенный срок, в который задача должна быть выполнена.

  1. «Хороним» старые проекты

Из своего большого списка дел и задач выбираем то, что давно висит и либо забываем про это, либо пакуем в архив и ставим себе напоминание когда-нибудь к этому вернуться. Это действие позволит сократить список дел и избавиться от того, что не так важно.

  1. Выделяем «быстрые» задачи

В вашем списке напротив задач, которые можно сделать в пределах 15 минут поставьте пометку «Б» (быстро). И запланируйте каждый день тратить минимум 1 час на закрытие таких задач. То есть, когда наступает время быстрых дел, вы берете список задач проекта и то, что отмечено как «быстрые» выполняете одно за другим.

  1. Выделяем «срочные» задачи

Это те задачи, невыполнение которых принесет вам наибольший вред в жизни, в работе и тд. Посмотрите на задачу и оцените масштаб бедствия и последствия от бездействия сегодня, если он большой, то отметьте эту задачу как «срочную» и определите время, которое необходимо для ее выполнения.

  1. Выделяем задачи «в ожидании»

В том же списке дел отметьте те задачи, в которых вы сделали все зависящее от вас и теперь они чего-то или кого-то ожидают (обратную связь заказчика, решение другого сотрудника, одобрения семьи и тд). Напротив таких задач обязательно проставьте даты, когда вы к ним должны вернуться и проверить результат.

Включаем голову

  1. Создайте устойчивые конструкции

Это то, без чего ваша работа остановиться полностью, например, отключили интернет, закончились деньги на счету телефона, сломался компьютер и тд.  Поэтому важно иметь резервные варианты:

  • приобретите запасной компьютер (это может быть недорогой, старый ноутбук);
  • храните данные в облаке (Яндекс Диск или Гугл Докс, облако мейл ру)  для быстрого доступа к ним с любого устройства;
  • подключите тариф с постоплатой или купите второй, самый простой телефон;
  • продумайте вариант запасного интернета (модем 3G от Yota, Мегафон, МТС или проложите маршрут до ближайшего кафе с устойчивым вайфаем).

Создайте устойчивые конструкции в тех местах, которые являются для вас ключевыми.

  1. Заведите журнал успеха

Создайте журнал в виде таблицы, в которой вы будете записывать успешно выполненные дела. Это не просто то, что вы делали в течение дня, а те дела, которые привели к какому-то результату.

Введите 3-х бальную систему оценивания задач. К  примеру, выполненные обширные задачи оцените в 3 балла, задания полегче — 2 балла и мелкие, быстрые задачи — 1 балл. Далее, напротив выполненных дел проставьте баллы и ведите их ежедневный подсчет в таблице.

Когда вы фиксируете успехи, это откладывается в подсознании и, когда видна положительная динамика, это очень хорошо влияет на мотивацию.

  1. Выполните «быстрые» задачи

Возьмите из списка «быстрые» задачи и выделите на их выполнение максимально возможное количество времени. Это позволит закрыть кучу небольших задач и сократить ваш список в несколько раз.

  1. Информационная диета

Очень полезное задание. С завтрашнего дня перестаньте смотреть новостные сайты, телевизор, слушать радио, читать газеты, бездумно листать ленту новостей, смотреть истории в Инстаграм в первые минуты их появления у друзей.

Информация, которая попадает в наше поле зрения, расходует ресурсы, тратит энергию на осмысление того, что вы увидели или услышали. В итоге вы концентрируетесь и тратите ресурсы не на то, что важно для вас, оттягивая время и приближая дедлайн.

  1. Разработайте систему вознаграждения

В продолжении 2 пункта о журнале успеха. Придумайте для себя вознаграждение за выполнение дел на 15, 30, 60 баллов. Таким способом вы формируете мотивационные моменты для выполнения тех или иных дел. Мотивация может быть очень простой и при этом, полезной — скушать банан, запланировать отпуск, купить билет в театр, или пройтись и подышать свежим воздухом.

  1. Выделите время на обучение

Каждое утро тратьте минимум 30 минут на обучение. Утро нужно начинать с чего-то полезного для вашего развития: чтение книги, просмотр вебинаров и тд. Каждый день узнавая новое, вы повышаете свои навыки и опыт, что несомненно, скажется на уровне и скорости выполнения вами задач.

  1. Отдыхайте в течение дня

Выделите 30 мин на отдых в течении дня. Если есть возможность, то полежите с закрытыми глазами, в идеале — поспите. Если вы в офисе, то найдите укромное место (кафе неподалеку) и просто посидите, релаксируя,  30 минут с закрытыми глазами. Это даст вам заряд сил и энергии, чтобы быть бодрым не переутомиться к концу дня.

Похожие статьи
Комментарии к статье

Нажимая кнопку “Отправить”,
Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
и даете согласие на обработку ваших персональных данных

Отправить
Уважаемый соискатель. Эта форма заявки для клиентов сервиса. Если вы хотите работать в Delegator24, отправьте резюме на почту hr@delegator24.ru Будем рады видеть Вас в нашей команде! Группа сотрудников D24 Вконтакте