Привет! Меня зовут Роман Швецов. Я – создатель для предпринимателей: мы предоставляем личных ассистентов, которые выполняют поручения любого уровня от консьерж-сервиса до сложных маркетинговых, финансовых, IT-задач. Мы в этих отношениях – гарант выполнения в срок и четкого результата. И конечно, я сам фанат личной эффективности и делегирования.

Уже какое-то время я пишу статьи именно об этом. Уже писал о функционале ассистентов, примерах задач для предпринимателей и реальных хаках тайм-менеджмента. Но до недавнего времени не писал о личном опыте работы с ассистентами. Так что, неужели Роман Швецов – сапожник без сапог? А вот и нет :)

В этой статье раскрываю личный опыт: что я делегировал, как выстроил быт и работу. А вы сами решайте, забирать ли мой опыт себе.

Как делегировать быт?
По сути мое делегирование быта сводится к функционалу одного ключевого помощника: моего личного ассистента.

Она координирует доставки, выполняет поручения, занимается регулярными платежами. Она же – человек, который может принять от меня совершенно любое поручение – и самостоятельно организует выполнение. Создаст процесс, свяжется с исполнителями, проконтролирует результат. Личный ассистент у меня только в онлайне.

Большая часть задач ассистента по быту – выполняется с помощью домработницы (хотя может уместнее было бы название ‘управляющая’): она делает уборку, наводит порядок, расставляет все по местам, выступает “руками” на месте – принимает доставки и прочее.

Но давайте обо всем по порядку на конкретных кейсах.

Уборка квартиры

Первая задача – уборка квартиры. Никакого расписания уборок у нас нет. В рандомный день я пишу ассистентке: меня не будет дома в такой-то день, такой-то промежуток времени, надо убраться. Могу накинуть деталей: важно поменять белье или очистить ванную.

Больше я не делаю ничего. Ассистент согласовывает все с помощницей по дому. Она знает, где находятся ключи, и порядок входа в помещение. Самостоятельно приходит, тщательно убирает все помещения.

Отдельная фишка – “приемка” результата. У ассистента есть чек-лист уборки.

Домработница на месте – присылает фото и видео. А личный ассистент – проверяет качество выполненной работы. Благодаря двойному контролю – зачастую все идеально.

Принципиальный момент: весь процесс происходит без моего прямого участия. Я могу спокойно заниматься своими делами, зная, что уборка будет выполнена профессионально и в срок.

Обслуживание авто

Ремонт машины – еще одна задача, которую я полностью делегирую. Когда я улетаю в Москву, машина остается на парковке, и весь процесс обслуживания происходит без моего непосредственного участия.

У меня надежный водитель Эльдар, с которым ассистент предварительно договаривается о доставке авто в сервис. Также без моего участия согласовывают все детали с автосервисом. Например шиномонтаж, процесс выглядит так:

1. Водитель забирает ключи от машины (откуда – скоро узнаете)
2. Отвозит автомобиль в шиномонтаж
3. В мастерской выполняют необходимые работы: шиномонтаж и сход-развал
4. Мастера присылают нам все подтверждающие документы
5. Ассистент производит оплату
6. Водитель забирает машину
7. Заправляет автомобиль
8. Везет на мойку
9. После мойки возвращает машину на парковку
10. Аккуратно возвращает ключи на место

Так откуда водитель забирал ключ и куда возвращает, спросите вы? Для подобных задач мы используем почтовый ящик у меня дома: к нему легкий доступ у ассистента, помощницы по дому и у водителя.

Таким образом, я могу быть спокоен - вся рутина выполняется профессионально и без моего участия.

Заказы с маркетплейсов
Вы знали, что в штате крупнейших поставщиков услуг сидят целые отделы поведенческих маркетологов, которые делают приложения “залипательнее”? В YouTube – чтобы вы больше смотрели, а в Wildberries и OZON – чтобы бесконечно пополняли корзину.

Да, в ленте маркетплейса можно зависнуть на часы, а я тоже живой человек со своими слабостями. Поэтому выбор товаров тоже делегировал. Алгоритм предельно прост и отлажен:

1. Даю ассистенту вводные: что мне нужно, какая задача и бюджет
2. Она выбирает необходимый товар
3. Оформляет заказ с доставкой до двери
4. В качестве контактного лица всегда указывает свой номер: любые входящие проблемы по заказу решать предстоит ей

Далее схема работает четко:

• Курьер выезжает на доставку
• Звонит для координации
• Получает все вводные и инструкции от ассистента
• Оставляет посылку в согласованном месте у двери (там стоит специальный “волшебный” стульчик с надписью “для доставок”)

После доставки я получаю уведомление. В удобное время спокойно забираю посылку.

Доставка воды

Я веду здоровый образ жизни, слежу за рационом, выгляжу (почти) идеально 365 дней в году – во многом потому что много пью воды. Чтобы привычка не давала сбои, снабжение должно быть безупречным.

Как только запасы воды в моей квартире подходят к концу, мой ассистент моментально связывается с компанией-поставщиком.

Доставщик приезжает точно в согласованное время и звонит. Ассистент сам составил для него инструкции и предупредил: как подняться, где оставить. На месте курьера встречает домработница. Она впускает курьеров в квартиру, чтобы те установили новые бутылки и забрали старые. Когда уходят – прибирает.

При этом я даже не отрываюсь от работы – спокойно сижу за компьютером, погруженный в текущие проекты, или езжу по делам. Казалось бы, мелочь, но именно такие продуманные детали и создают комфортную систему личной эффективности.

Рацион и готовка
Продукты в холодильнике буквально "живут своей жизнью" без моего прямого участия. Основной помощник в этом процессе – моя домработница.

Как уже писал выше, она не просто наводит порядок, но и выполняет массу других функций. Например, личного мерчендайзера. Она принимает доставленные продукты, раскладывает их по холодильнику, параллельно проводя ревизию: все испортившееся моментально утилизируется.

Если мне нужно что-то приготовить, я могу оставить короткую инструкцию – например, отварить куриную грудку или подготовить какой-то конкретный продукт.

И когда каждый делает свою работу, я могу полностью сосредоточиться на главных задачах, не тратя драгоценные минуты на бытовую суету.

Регулярные оплаты
Мой личный ассистент берет на себя абсолютно все рутинные платежи. У нас есть специальный календарь, где прописаны все даты оплат. Каждую статью расходов мы предварительно обсуждаем, после чего ассистент самостоятельно вносит платежи.

Но не было бы смысла отдавать задачи ассистенту, если бы совершать платеж приходилось самому. Поэтому у ассистента есть бюджет на регулярные оплаты и выставлены лимиты для оплат без согласования. Например, если коммуналка – до 8 000 руб, а штрафы до 3 000 – платит самостоятельно. Если сумма выше лимита – запрашивает подтверждение, чтобы не влететь на завышенную сумму по инерции.

Так, платежи, за интернет и телефон всегда производятся автоматически. А еще у ассистента есть полный доступ к порталу госуслуг. Он регулярно проверяет входящие уведомления, оперативно оплачивает штрафы и контролирует все административные платежи.

Принцип тут такой же, как и в остальных кейсах. Моя задача – поставить процесс так, чтобы не приходилось тратить ни минуты на рутинные операции. Ассистент действует максимально прозрачно, присылает мне отчеты и выписки, но полностью самостоятельно управляет всеми финансовыми рутинными задачами.

Это – мой опыт делегирования и личной эффективности. Важно сделать оговорку, что для бизнес-задач у меня целая команда профи – внутренние специалисты сервиса Делегатор24. Заходите к нам в телеграм-канал, там можно почитать про бизнес-кейсы клиентов и узнать, как мы помогаем с любыми задачами любым предпринимателям :)