В этой статье разберем почему реальный эффект от делегирования задач не всегда совпадает с ожиданиями и как сделать так, чтобы ассистент снял рутину, а не приумножил ее. Это актуально для многих подчиненных, но мы разберем это на примере работы с ассистентом / личным помощником.

Привет! Я Роман Швецов, основатель сервиса бизнес-ассистентов и аутсорсинга Delegator 24. Все больше предпринимателей осознают необходимость делегирования различных задач. На вопрос, кому делегировать рутину и текучку, один из очевидных ответов – персональный ассистент. Это отрадно, ведь еще несколько лет назад людей, которые пытались делать все сами, было заметно больше. Вот и статистика hh.ru это подтверждает: в одной только Москве 12-15 тыс. вакансий по этому запросу.

При этом, поиск ассистента – это проблема: у руководителя много дел и мало времени. Не все, но многие героически справляются с задачей найма личного помощника, и тут снова проблема: стало не лучше, а хуже.

Действительно, часто получается так: ассистента нашли, а эффект – обратный ожидаемому: человек не может разобраться с задачами или выполняет их так, что лучше бы вообще не брался. Куча времени уходит на разъяснения, как правильно, и все без толку.

И только в единичных случаях удается найти крутого ассистента, который сразу показывает хорошие результаты (знаю о чем говорю, постоянно общаюсь с предпринимателями, в том числе известными, и провожу эфиры на канале, кстати – подписывайтесь).Почему так? На примере клиентов нашего сервиса я вижу, что причины плюс-минус у всех одинаковые. Давайте разбираться, как с ними справиться.

3 причины несовпадения картинки «ожидание-реальность» при делегировании, и как их преодолеть

Действительно, явление ассистента в жизнь предпринимателя может оказаться вовсе не тем эликсиром, который вернет в Эдемский рай.

Скажу даже больше: скорее всего, ваша жизнь станет только хуже. Поначалу. Есть такое понятие, как «яма делегирования» – это период времени, когда результат, выполняемый тем, кому делегировали, хуже, чем был раньше, когда мы все делали сами.

Спойлер: так всегда, но период времени может быть небольшим, если все сделать правильно. И принятие факта, что первое время будет хуже, чем когда делали сами, и это нормально, поможет сделать шаг к передаче дел другим людям, не только ассистенту, кстати.

Результат того, что мы привыкли делать сами, обычно нас устраивает, некоторые даже считают, что делают "это" классно, и никто другой так не сможет, а если и сможет, то таких людей сложно найти, стоят они дорого и лучше даже не начинать. Это один из частых блоков, почему люди не делегируют. В реальности не все так плохо, полно людей, которых можно быстро доучить, дотянуть до приемлемого уровня.

Итого: уровень, на котором вы выполняете работу сами, начинающий или даже опытный бизнес-ассистент повторить не сможет. Поэтому надо быть готовым к тому, что временно упадет качество выполнения/скорость. Однако можно и нужно сокращать глубину ямы делегирования и ее продолжительность. Ниже поделимся, как этого достичь.

Но сначала о причинах существования ямы делегирования.

Ясность и четкость в постановке задач
Тут как в командном спорте: от качества подачи зависит добрые 50% успеха. Если мы хотим хорошего результата, мы постараемся сделать хороший пас, а не навесить вникуда и ждать, что подчиненный вытащит этот сложный мяч. Так делать можно, когда совсем мало времени и когда подчиненный уже матерый проверенный игрок, но не в начале пути.

Когда мы делегируем задачу, очень важно объяснить все детали, ожидания и требования, чтобы избежать недоразумений и неправильного выполнения задачи. Объясню на примере.

Представим, что вы – руководитель строительной компании, и вам нужно найти бригаду для строительства дома. Один из главных критериев поиска – цена, вы ищите строителей на субподряд.

Плохо поставленная задача: Найдите бригаду для строительства дома.

Хорошо поставленная задача:
Найдите бригаду для строительства дома 100 кв2 в Москве.

• Дом – каркасный, 2 этажа, строительство «под ключ» (от фундамента до отделки).
• Материалы заказчика.
• Строительство начнется через месяц.
• Главный критерий поиска – стоимость работ.

Прилагаю проект и желаемую стоимость по видам работ/за проект. Мне нужны номера телефонов для дальнейшего созвона и обсуждения деталей. Найдите несколько вариантов в течение 3 дней.

Видите разницу? Чем больше детализации, тем выше вероятность, что выполнение задачи вас устроит. Да, это занимает больше времени, и часто не хочется так детализировать, но тут нужно выбирать: либо чуть дольше и сильно лучше, либо очень быстро и, вероятно, очень мимо в результате)

Отсутствие контроля
Продолжим на примере этой же задачи. Предположим даже, что вы дали четкое ТЗ. Ассистент принялся за выполнение, но в процессе понял, что в Москве такие специалисты стоят дорого и/или они заняты в то время, когда должно начаться строительство, поэтому он составляет список с минимальными ценами в Москве, но это все равно сильно дороже, чем вы просили.

Итог: Через пару дней у вас есть номера бригад, но стоимость их работ выше бюджета. Еще вчера можно было бы расширить локацию поиска, так как привезти бригаду из региона, возможно, выгоднее, и вы попросите ассистента это сделать следующим этапом, но время уже потеряно. Как решить эту проблему – расскажу ниже.

Чрезмерный контроль
Все та же бригада строителей. Ассистент работает над задачей, но вы контролируете буквально каждый звонок. Вы нервничаете, помощник тоже. Итог – вам кажется, что задача все равно выполнена недостаточно хорошо, вы бы точно сделали лучше. При этом вы потратили время, скорее всего сильно больше, чем если бы делали сами: разочарование, боль, отказ от делегирования, и вы откатываетесь обратно на уровень самостоятельного выполнения.

Суть вы поняли. Нужно давать возможность ассистенту проявить себя.

Важный момент: делегируя без тотального контроля, вы развиваетесь сами и развиваете подчиненного.

Решение и при чрезмерном контроле, и при его отсутствии одно – делать точки контроля.

Точки контроля – это моменты времени в процессе выполнения задачи, когда руководитель проверяет работу сотрудника.

То есть мы определяем точки, в которых производим контроль. Все остальное время мы его не осуществляем. Точками контроля могут быть:

• интервалы времени (каждые 3 часа, каждый день в 17:00 и тд)
• достижение промежуточных результатов (обзвонили 10 контактов - смотрим)
• наступление каких-то событий (получил ответ от 3 бригад - покажите)

Смысл в том, что вы оставляете ассистенту пространство на взмах крыла и не изводите его постоянным дыханием в спину. Но при этом следите, чтобы дрова в поленнице были аккуратно сложены, а не наломаны и хаотично навалены. С помощью правильного контроля вы можете понять, в верном ли направлении движется ассистент и при необходимости скорректировать его.

Нужно ли говорить, КАК выполнять задачу?
Это вопрос, не имеющий однозначного ответа.

1. Если мы знаем как надо делать, и хотим, чтобы задача была выполнена хорошо с первого раз (нет права на ошибку), то нам нужно рассказать ход выполнения тому, кому мы делегируем.Чтобы человек все сделал правильно и не допустил ошибку.

2. Если же мы хотим, чтобы человек сам нашел решение, то есть запустить процесс поиска этого решения (и фактически обучения), то говорить о ходе выполнения не нужно. Но тогда мы должны принять на себя риск, что человек допустит ошибку.

3. Если мы не знаем как надо делать, тут мы должны быть уверены в компетенциях того, кому делегируем, тк мы не сможем помочь, подсказать, и вопрос сводится к проверке компетенций, примеров работ и кейсов или простого: «А ты делал это? Есть ли успешный опыт?»

После этого понимаем, стоит ли поручить это ассистенту или лучше поставить задачу – найти профильного специалиста для выполнения.

В общем случае, чтобы минимизировать ошибки, можно попросить сначала написать планируемый алгоритм решения, и при необходимости его скорректировать. А если можем допустить провал по задаче, то нужно дать возможность это решение реализовать, то есть дать шанс ошибиться и на этой ошибке научиться.
Я обычно так не делаю, потому что мне не хочется факапов.

Помните: никто не решит задачу ТАК ЖЕ, как вы, просто потому что люди не умеют читать мысли. И есть вероятность, что ассистент будет совершать ошибки, возможно даже часто)
Ошибки = опыт. Это – нормально.

Как долго нужно терпеть ошибки нового сотрудника?
Яма делегирования практически неизбежна, но если она превращается в кратер – значит что-то идет не так.

Точный срок, в который сотрудник должен превратиться в идеал, назвать невозможно, так как это сильно зависит от сферы бизнеса, самих задач, их количества и т.д. НО:

• Если вы поручаете ассистенту простые задачи (поиск информации в интернете, отправить документы, забронировать локацию под мероприятие и т.д.) – скорее всего за неделю-две уже станет понятно, схватывает он на лету или косячит на каждом шагу так, что вам нужно искать нового. Да, люди не всегда обучаемые, такое бывает.
• Если же речь идет о более сложных задачах (например, подготовка КП по шаблону, разработка скриптов продаж, масштабирование бизнеса – организация выступлений спикера, продвижение в СМИ и т.д.), то есть смысл разработать для ассистента инструкцию или же уделить больше внимания контролю на всех этапах выполнения работы. А далее – смотреть на прогресс.

Учимся делегировать
Если у вас возникают трудности с делегированием задач, приходите к нам на бесплатный воркшоп. На них мы практикуемся в режиме реального времени составлять список своих рутинных и проектных задачи, а далее разбираем: как лучше делегировать и кому. Пишите в комментариях «ВОРКШОП» – вышлем ссылку на ближайший.

Помните: чем сложнее задачи, тем больше человеку может понадобиться времени для того, чтобы встроиться в процесс. Получилось немного в духе «если хочешь идти – иди», но это тот случай, когда на банальности нужно обратить внимание.

Добавлю, что встречаются люди, делегирование которым проходит по другому сценарию: они делают сразу круто, или даже лучше чем было. Проблема в том, что они встречаются редко и обычно стоят дорого.

Ассистент есть, а задач нет: как понять, что вам не нужен сотрудник на фултайм
Частая история из опыта общения с нашими клиентами. Предприниматель нанимает сотрудника в штат и все классно: задачи решаются, появляется больше свободного времени, таск-менеджер прилично выглядит. Но проходит 3 месяца, и задачи заканчиваются.
Итог – у вас сотрудник, которому нечего делать. И приходится либо придумывать ему задачи, либо пытаться «пристроить» в какую-то другую сферу – HR, продажи или куда-то еще. Не пропадать же добру)

Причины могут быть 2:

• у вас нет постоянного пула задач, которые можно делегировать, и сотрудник в штат вам не нужен,
• у вас есть такие задачи, но вам кажется, что их делегировать нельзя или ассистент их не потянет.

Решение и в том, и в другом случае одно – анализ своих задач. Очень важно уделить этому время, чтобы понимать, а вам вообще нужен ассистент на фултайм?

Как анализировать задачи? Рассказываем по шагам:
Шаг 1: Выписать все задачи, которые вы хотели бы делегировать.
Шаг 2: Вписать также задачи, которые отнимают у вас много времени, но не хотели бы их отдавать кому-то, так как не уверены, что вас в этом могут заменить.
Шаг 3: Среди задач, которые вы выписали, есть постоянные? Если нет – логичнее отдать эти задачи на аутсорс, сервис с почасовой оплатой точно подойдет вам больше, чем найм сотрудника.
Шаг 4: Если помимо разовых задач есть еще постоянные – отлично, вы точно готовы к работе с ассистентом)

Про это круто рассказал Борис Колесников на эфире «PRO делегирование», выпуски которого проходят на нашем телеграм-канале:
«В основном люди не задумываются о стоимости своего времени и не знают, сколько стоит их час. Для расчета формула очень простая: месячный доход делим на количество рабочих дней в месяце (у руководителей обычно это 30), а затем на количество рабочих часов в день. Если стоимость вашего часа 500 руб., а вы выполняете задачу, стоимость которой 50 руб. (цифровые значения условны, думаю, по функционалу вы примерно сможете оценить стоимость задачи) – такую задачу можно и нужно делегировать».

Теперь про задачи, которые, как вам кажется, никто лучше вас сделать не может. Например, вы ведете авторский блог и делегировать написание постов не можете, однако можно делегировать публикацию, редактуру текста или даже его написание с ваших слов (наговорили голосовым → ассистент создал пост → вы отредактировали → сэкономили кучу времени).

Мысль, которую хотелось донести – не нужно нанимать ассистента только потому, что у Васи из соседнего офиса он есть. Ассистент нужен в том случае, если у вас действительно есть для него задачи, и вы готовы их делегировать. С другой стороны, «аппетит приходит во время еды», и многие наши клиенты начинают увеличивать количество задач по мере работы с удаленным ассистентом и с сервисом. Начать с малого – это хорошо, но начать с с ассистентом на фултайм – это дорого.

Есть трудности с делегированием? Дарю бесплатный разбор
Конечно, я описал не все проблемы, которые могут возникнуть у тех, кто только начинает делегировать задачи – только «снял сливки».
Основная цель моего послания – не надевайте розовые очки! Делегирование иногда бывает сложным, нужно быть готовым к тем неприятностям, которые ждут вас в самом начале.

Ну и моя рекомендация – прежде чем нанимать сотрудника в штат, попробуйте сервис с почасовой оплатой – так вы поймете, какие задачи в принципе можете делегировать, сколько на них уходит ассистентского времени, какие проблемы возникают при их решении.

Я выделил время для бесплатных консультаций. Опишите в комментариях свою ситуацию сейчас: в чем проблемы с делегированием, с поиском ассистента, что хотелось бы исправить и т.д., а я сделаю подробный разбор. Всем ответим в комментариях, и 3 (трем) людям, у которых будут продвинутые задачи и запросы, которые мне покажутся интересными я сделаю бесплатный разбор.

Если вам интересна тема эффективного делегирования и найма подписывайтесь на мой Телеграм-канал, последнее время там часто проходят эфиры PRO делегирование с известными предпринимателями.