Реальные хаки тайм-менеджмента: находки из арсенала личных ассистентов топ-менеджеров и предпринимателей

Про тайм-менеджмент и эффективность написаны тысячи статей, сотни тысяч постов. Литературой на тему уставлена половина стеллажей любого книжного магазина. Но то все теория. Реальная практика — в поле.

И никто не знает про тайм-менеджмент больше удаленных ассистентов: они забирают задачи у топовых предпринимателей, больших руководителей, операционных директоров. Благодаря им проекты сдаются в срок, а выручка растет.

Привет! Я Роман Швецов, основатель сервиса бизнес-ассистентов и аутсорсинга. Когда-то я делал все сам, а потом выгорел в пепел. Тогда начал изучать делегирование, тайм-менеджмент и основал ассистент-сервис. В моей команде уже больше 160 талантливых профи. Решил изучить, что позволяет им оставаться эффективными и решать запросы наших клиентов.

Зачем про это писать

Вы можете спросить меня: «Ром, сам же пишешь: статей и так тысячи. Зачем опять про то же?»

Только вот в чем штука: куда ни кинь, везде либо теоретики, либо супер-узкий личный опыт, который на поток не поставить и на других не переложить.

Смотрите, как рассуждаю я…

• У кого самая большая нагрузка и потребность в эффективности, тайм-менеджменте? Мне видится, что это предприниматели (тут ясно) и COO (операционные директора) крупных компаний. Эти люди тонут в задачах каждый день. Вот они – практики.
• Кто сможет круто рассказать об инструментах в арсенале этих людей?
• Ассистенты. Потому что грамотный управленец всегда делегирует. Его секрет «как все успевать?» прост – он не успевает. Вместо него это делают другие. Ну, зачастую.

Мотаем на ус

Проблема: нас обманули

А еще меня бесит, что нас обманули. В какой-то момент техник развелось столько, что под соусом эффективного менеджмента нам стали задвигать откровенную чушь. Вот пара примеров:

❌ 100% контроль над временем – миф

«Гуру» тайм-менеджмента внушали, что время можно контролировать. Что если четко следовать плану, можно улучшить результаты и наконец начать все успевать. Вот только эта теория разбивается о первый же zoom-звонок, где вы задержались на 10 минут. Дальше задержки копятся как снежный ком, и вот вы уже доделываете дела в половине первого ночи, а недовольная жена топит грусть в корзине на Wildberries, лежа в холодной постели.

❌ Многозадачность – вредный миф

Ещё в какой-то момент стало модно быть многозадачным. А в рынке росли в цене специалисты жанра «многорукий многоног».

В целом вредность этого мифа исчерпывает ставший бородатым анекдот:

«Коллеги, вчера практиковал мультитаскинг. Поэтому сегодня никакого прогресса не по одной, а по всем трем задачам»

© коллеги, мы или не мы?

Так о чем это я?

Сервисом Делегатор24 сейчас пользуется 300+ предпринимателей и менеджеров. 2 500+ задач мы выполнили только в этом году. Мы успеваем. С нами лучше. С нами прибыльнее. Так что возьму на себя смелость написать следующие пару абзацев и утверждать: это концентрат практики, это масштабируется, это работает.

Хаки тайм-менеджмента от ассистентов Делегатор24

1. Использовать простые таск-трекеры

Если нигде не учитывать задачи – приоритетность собьется, а часть дел потеряется. Так что таск-трекеры нужны даже очень творческим. Но тут важно: мы отдаем предпочтение простым решениям.

• Если преисполниться как следует, большинство задач вполне удобно можно организовать в Заметках. Идеальный формат, чтобы закрывать быстрые задачи и формировать чек-листы
• Notion у нас любят в отделе маркетинга. Там удобно работать с контентом разных клиентов, формировать базы знаний и мини-лендинги. Кстати, сервис героически ушел с рынка России, но мы героически пользуемся дальше
• Планфикс у нас для внутренних процессов. Кто-то будет плеваться, но зря. Здесь и проектный менеджмент по клиентам, и канбаны, и внутренние обучения, и CRM, и подсчет ЗП для сотрудников. Функционал впечатляющий
• Менеджеры проектов любят Асану. Если к нам приходит айтишный клиент – он тоже радуется

Выбирайте что удобно вам, но ключ в простоте. Сложные решения хороши своей кастомизацией, но со временем в них начинаешь ломать ноги. Простые таск-трекеры легко внедрять в работу, для сложных – надо создавать отдельные онбординги и обучать новых сотрудников. В конце концов, сложные трекеры усложняют жизнь, когда у вас много задач. Хочется «записал и пошел работать», а нужно заполнять кучу параметров, выставлять показатели и следить за тонкостями, чтобы сложные настройки не сбились.

Простой пример: в заметках все аскетично-просто, но даже тут есть пара лайфхаков.

• задачи удобно дробить на секции. Например, срочные-горящие, Backlog, неразобранные. Если ведете много проектов - дробите по проектам
• добавьте себе в заметку 2-3 эмодзи, чтобы обозначать статусы задач. Так из списка на 10-20 позиций легко подсветить самые важные из категории. Наш копирайтер подсказывает: «Задачи с 🔥 пока не потушил — спать не ложусь»

В общем, можно строить бесконечно красивые таблички, списки, майнд-карты, но скорее всего потом придет клиент, вытащит пару “кирпичиков” и… важно, чтобы от этого ничего не рассыпалось. Дайте знать в комментариях, если нужен подробный обзор наших таск-трекеров ;)

2. Телеграм как инструмент тайм-менеджмента

Когда впервые покупаешь iPhone, первые 3 месяца знакомишься с фишками и особенностями ОС. Приходит понимание, что особенностей и фич тут целый кладезь. То же самое и с Telegram: как по мне, это отдельный самостоятельный инструмент тайм-менеджмента.

Кратко пройдемся по главным фишкам в нашем арсенале:

• Привыкните делить чаты и каналы по папкам

Как минимум каждый может отделить рабочие чаты от личных. В один клик можно создать папку «Новые» – там будут непрочитанные диалоги. Следующий уровень – делить тематически. Папки каналов с вакансиями, папки по разным проектам, папка с диалогами с подрядчиками, папка для лидов.

• Гибкие настройки отправки сообщений

Отложенная отправка творит чудеса, благодаря ей в наших чатах жизнь кипит 24/7. Удобно заряжать сообщения с вечера на утро: так текст может попасть к клиенту на согласование в первую же минуту рабочего дня. Или отправлять сообщения «когда в сети». Так можно достучаться до неуловимых собеседников, которые вас игнорируют.

• Создайте внутреннюю систему каналов и чатов

Для компаний это must-have, но даже безработным лицам будет полезно. Например, можно создать отдельный канал с материалами для внутреннего / личного обучения: вы каждый день встречаете на чужих каналах бесплатную пользу, которую можно просто пересылать и аккумулировать в своем личном канале. Для компаний и команд полезно разделить чаты с анонсами, официально-формальные беседы и чаты-болталки для неформальной коммуникации.

• Создайте систему условных обозначений

Определенные реакции могут значить аппрув постов или то, что сообщение / мысль надо сохранить в бэклог. Хэштеги помогут всегда найти нужное сообщение или фрагмент беседы.

• После каждого звонка мы делаем саммари в телеграм

Удобно, чтобы фиксировать

3. 100% опрошенных ассистентов сервиса едят лягушек

Легендарная техника Брайана Трейси. Основная идея заключается в том, чтобы «съесть» или выполнить самую сложную задачу дня в первую очередь.

«Лягушка» — это именно та задача, которую часто откладывают из-за сложности или нежелания ею заниматься. Но при этом она может принести наибольшую пользу или продвинуть к цели.

В целом неудивительно: клиенты часто отдают нам задачи из своего backlog – долгого ящика.

Большинство задач не оказывается там просто так: они либо скучные, либо сложные, либо проблемные. Наша суперсила – задерживать дыхание, закатывать рукава и просто делать свою работу.

4. ИИ и нейросети, универсальные и узконаправленные модели

Тут все очевидно: за нейросетями будущее, и мы спешим стать его частью. Кстати не думаю, что ИИ вытеснит исполнителей или массово лишит нас работы.

Canva – не сделала дизайнеров безработными.

Deepl – не отменил переводчиков.

Большинство предпринимателей и ТОП-менеджеров слишком заняты, чтобы разбираться в сервисе. Но вот подход к решению задач – точно изменится. А хороший ассистент или эффективный профессионал будут просто обязаны максимизировать свою результативность с помощью ИИ.

Мы пользуемся сразу большим спектром нейросетей, и вам советуем:

• Обучаем диалог с ChatGPT на материалах клиента, чтобы генерировать для него контент, делать мозговые штурмы, структурировать информацию
• OpenAI Playground удобен, чтобы задать ему промт-роль и пообщаться как со сторонним специалистом в рамках одной сессии
• в NextBot – создаем ИИ-ботов без сложных интеграций API, справится даже средненький маркетолог
• Notion AI – удобно использовать прямо внутри документов и баз данных, если вы уже ведете там своего клиента
• Claude AI – хорошо справляется с ролью помощника копирайтера
• Берем ИИ с собой на созвоны, чтобы создавать саммари и транскрибации встреч

5. Помодорро: фокус вместо многозадачности

Техника “помидорок” – наш ответ многозадачности. Вместо того, чтобы делать все и сразу, мы делаем 1 вещь за 1 сессию. Сперва вам будет непривычно, но скоро оцените все преимущества.

Техника Помодорро подойдет всем: от COO Apple до домохозяек. Потому что за 25-минутные сессии можно поправить фин.план, написать пост, отсмотреть стратегию, а за 5- и 10-минутные перерывы – отдохнуть или переключиться и сделать домашние дела: помыть посуду, прибраться на кухне, сделать мини-зарядку. Золото, а не техника.

Для удобства можете скачать приложение, вариаций множество как для смартфонов, так и для десктопных устройств.

Эффективные чит-коды и инструменты тайм-менеджмента – они как техника безопасности. Пишутся кровью или как минимум потом.

Если нет желания самостоятельно вникать, пробовать, тестировать – используйте самую бронебойную из доступных техник: просто делегируйте задачу ассистенту. Что в работают профи, надеюсь, вы уже поняли.

Подписывайтесь на мой ТГ-канал, там делюсь историями клиентов и своими полезными инструментами.